Rechnungen digitalisieren

Rechnungen digitalisieren

Kreditoren-Rechnungen landen täglich in der Post. Je größer und komplexer das Unternehmen bzw. das Geschäftsmodell, desto mehr Rechnungen werden anfallen.

Bisher wurde der Prozess bis zur Überweisung wie folgt abgebildet:
1. Die Rechnung kommt per Post oder E-Mail (seid dem 1. Juli 2011, mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ins Leben gerufen)
2. Die Rechnung wird in einen Rechnungseingangskorb abgelegt
3. Der Korb wird täglich geleehrt und gebucht
4. Die gebuchten Rechnungen werden in einen zweiten Ablagekorb abgelegt
5. Der zweite Ablagekorb wird täglich geleehrt und zur Überweisung freigegeben bzw. geparkt
6. Überwiesene Rechnungen werden nach Monaten abgeheftet

Problematisch hierbei ist es, den Überblick zu behalten. Es ist immer wieder erforderlich, herauszufinden in welchem Zustand sich eine Rechnung befindet. Hierbei gibt es folgende Zustände: gebucht, zur Zahlung freigegeben, bezahlt, Mahnung.

Des Öfteren muss eine Rechnung aus der Ablage herausgesucht werden, z.B. um eine Rechnungsanschrift herauszufinden (bspw. für die Saldenbestätigung zum Jahresabschluss).

Diese beiden Punkte erfordern es, dass der oben genannte Prozess technisiert wird und die Rechnungen in einer digitalen Form abgelegt werden.

Hierfür eignet sich ein Programm, dass eingescannte Rechnungen anheften kann und diesen in ihren Zuständen markiert. Am Ende sollte ein Export ind das jeweilige Buchhaltungsprogramm sowie zu dem Bankprogramm möglich sein.